Po pierwsze jest to źle dobrana forma e-maila. Wiedząc do kogo piszesz, musisz mieć świadomość, jaka jest między Wami relacja. Czy jest ona czysto formalna, może półformalna, a może już całkiem swobodna.

Kilka wskazówek dla Ciebie:

• pomyśl, jak dobrze znasz osobę, do której piszesz. Określ relację – formalna, półformalna, nieformalna.
• W pierwszym przypadku używaj zwroty tylko formalne. Jest to na przykład Twój szef, przyszły współpracownik, a może klient. Unikaj zatem także kolokwializmów.
• W drugim przypadku możesz pozwolić sobie na nieco więcej swobody, ale nadal nie powinieneś przekraczać granic kontaktu półformalnego.
• W trzeciej opcji – możesz robić to, co zabronione wcześniej. Możesz pisać wówczas na pewno bardziej swobodnie.

Kolejnym problemem w pisaniu e-mailu w języku angielskim jest brak struktury e-maila. Dobrze zorganizowany e-mail na pewno powinien być wcześniej zaplanowany. Tak, aby jego układ nie budził żadnych wątpliwości.

Oto rady dla Ciebie:

• przemyśl, co chcesz przede wszystkim ująć w wiadomości. Ustaw priorytet na najważniejszy przekaz. Może być to tylko jedna wiadomość. Jeśli jest ich więcej, ułóż je od najważniejszej do najmniej znaczącej.
• Unikaj chaosu. Chaotycznie napisany e-mail to często powód ku temu, że po prostu nie doczekasz się odpowiedzi. W najlepszym wypadku – będą zadawane Ci pytania, abyś wyjaśnił, o co tak naprawdę i dokładnie Ci chodzi.
• Postaw się na miejscu odbiorcy. Ta osoba po drugiej stronie chce konkretów. Pisz zatem krótko, zwięźle (poprawnie, to rzecz jasna i święta!) oraz przejrzyście.
• Twoje oczekiwania. Jakie są? Masz pilną sprawę do załatwienia, może zadajesz ważne pytanie albo chcesz wytłumaczyć się z tego, że przekroczyłeś deadline? Napisz wszystko, zgodnie z prawdą i punktem pierwszym – jasną strukturą e-maila – i spraw, by rozmówca wiedział, czego chcesz.

Ostatnią kwestią, która powoduje trudności, jest brak odpowiednich form grzecznościowych na początku i końcu e-maila. Bo wiesz, jak zaczynasz i jak kończysz – to bardzo istotne.

Pamiętaj zatem o tych wytycznych:

• Hi, Sir/Madam; Hello, Dear Anna – tak możesz zacząć odpowiednio w formalnym e-mailu i mniej formalnym.
• Best regards czy zwykłe Bye na końcu – tego też nie możesz pominąć, tak samo jak oczywiście swojego podpisu.

A Ty z czym borykasz się pisząc e-maila w języku angielskim? Jeśli masz problemy z pisanie maili w języku angielskim to polecam Ci e-book „English for Emails”, z którego dowiesz się

• jak powinien wyglądać profesjonalny e-mail
• jak dobrać odpowiednią formę
• jakich zwrotów używać
• jaka powinna być jego struktura

Jeśli też masz trudności z pisaniem e-maili w języku angielskim i chcesz nauczyć się pisać profesjonalne i łatwie do zrozumienia e-maile możesz kupić E-book „English for Emails”