Napisanie profesjonalnego e-maila bywa nie lada wyzwaniem. Stanowi trudność szczególnie dla początkujących. Nic straconego – oto kilka wskazówek, jak napisać profesjonalny e-mail.
Odpowiednie przywitanie
Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Zrobisz je e-mailem jako całością, ale równie istotne jest to, jak po prostu się przywitasz. Zastanów się, czy e-mail ma być formalny czy mniej formalny i dobierz odpowiednie przywitanie.
Przejrzysta struktura
Bez planu nie ma sukcesu. Tak jak i w życiu, tak wszędzie, nawet przy – wydawałoby się – prozaicznej czynności, jaką jest pisanie e-maili.
Profesjonalny e-mail na pewno jest dobrze zaplanowany. Co za tym idzie, jego struktura nie budzi żadnych wątpliwości. Unikamy sytuacji, w których nasz rozmówca musi do nas dzwonić i dopytywać, o co nam chodziło. Warto zatem zadbać o strukturę e-maila tak aby był on konkterny i jasny do zrozumienia.
Jasne oczekiwania
Zwykle nie piszesz e-maila po to, aby zapytać, jak ktoś się czuje czy co porabia. Od tego są wszelkie komunikatory typu Messenger. W profesjonalnym e-mailu zwykle o coś Ci chodzi. O coś ważnego i konkretnego. Napisz więc śmiało, czego oczekujesz od odbiorcy. Czy jest to przesłanie jakiegoś pliku czy informacji, a może uzyskanie wiedzy o szczegółach, na przykład jakiegoś spotkania. Nie wahaj się jasno pisać, czego chcesz w odpowiedzi na swój e-mail.
Prawidłowy język
Musisz pamiętać, aby używać odpowiedniego języka. Dobierz go odpowiednio do kontekstu: czy ma być on formalny, półformalny, a może całkiem swobodny.
Kiedy napiszesz mocno oficjalnego e-maila do kolegi z pracy, ten będzie się zastanawiał czy wszystko z Tobą w porządku. Z kolei jak napiszesz swobodnego e-maila do klienta czy szefa, ten e-mail może okazać się Twoim ostatnim! Nie zapominaj również o tym, by język był poprawny gramatycznie i stylistycznie.
Chcesz wiedzieć więcej?
Już teraz możesz kupić ebook English for Emails, w którym znajdziesz:
- informacje o tym jaka powinna być struktura e-maila tak, żeby był on łatwy do zrozumienia dla odbiorcy
- wszystkie potrzebne zwroty do napisania maila
- wzory e-maili, na podstawie których stworzysz swoje własne szablony e-maili
Co mówią moi kursanci?
Interesują Cię lekcje indywidualne? Umów się na konsultację wstępną!
Zobacz, co przygotowałam!